Von der Anfrage zur erfolgreichen Besetzung: Ein Leitfaden für Projektdienstleister

Die Projektdienstleistungsbranche steht unter Druck – die Nachfrage nach qualifizierten Fachkräften steigt stetig, aber die Konkurrenz ist groß. Dadurch wird die Geschwindigkeit und die Qualität des Angebotsprozesses immer wichtiger. In der Realität ist dieser aber oft langsam und komplex. Doch wie können Projektdienstleister den Prozess optimieren und erfolgreicher gestalten? Dieser Leitfaden gibt Tipps für jeden Schritt – von der ersten Anfrage über die Identifikation der passenden Mitarbeiter und Aufbereitung der Personalprofile bis zur Vertragsunterschrift.

Schritt 1: Die Kundenanfrage

Wenn Projektdienstleister eine Anfrage für die Besetzung von Projekten erhalten, sind die Grundvoraussetzungen erst einmal positiv: Man hat das Interesse des Kunden geweckt. Doch häufig beginnen schon an dieser Stelle die ersten Herausforderungen, wenn aus der Anfrage nicht genau hervorgeht, welche Qualifikationen und Erfahrungen der ideale Kandidat mitbringen muss.

Die Lösung:

• Proaktive Kommunikation: Stellen Sie gezielte Rückfragen, um sicherzustellen, dass Sie alle Anforderungen richtig verstehen.
• Schnelligkeit: Kommunizieren Sie stets schnell. Das signalisiert dem Kunden, dass Sie verlässlich sind, und verschafft Ihnen gegebenenfalls auch einen Vorteil gegenüber Mitbewerbern.

Schritt 2: Die Identifikation der passenden Kandidaten

Sobald Sie wissen, welche Fähigkeiten und Erfahrungen besonders wichtig sind, können Sie mit der Suche nach den richtigen Kandidaten beginnen. Dabei erschweren veraltete, unvollständige und unübersichtliche Profile die Identifikation der passenden Mitarbeitenden.

Die Lösung:

• Aktualität der Profile: Halten Sie Ihre Mitarbeiterprofile immer auf dem neuesten Stand. Tools wie Profilery können dabei helfen, das Profilmanagement zu vereinfachen und Mitarbeitende zu motivieren, ihr Profil aktuell zu halten.
• Gute Datenbasis: Achten Sie darauf, dass Ihre Profildatenbank so strukturiert ist, dass sie gut durchsuchbar ist. So finden Sie schnell Kandidaten mit den passenden Skills.

Schritt 3: Aufbereitung der Personalprofile

Kunden wollen auf einen Blick sehen, warum ein vorgeschlagener Kandidat passend ist. In der Realität sind Mitarbeiterprofile aber häufig überladen und unstrukturiert, sodass die Qualifikationen der Berater oft nicht im besten Licht präsentiert werden.

Die Lösung:

• Professionelle Aufbereitung: Präsentieren Sie die Kandidaten in einer klar strukturierten und professionellen Form. Tools wie Profilery vereinfachen die übersichtliche Aufbereitung.
• Relevante Projekterfahrung hervorheben: Fokussieren Sie sich auf die Aspekte des Profils, die den spezifischen Anforderungen des Kundenprojekts am besten entsprechen. In Profilery können Sie relevante Projekterfahrung mit einem Klick hervorheben.

Schritt 4: Vertragsunterzeichnung und Projektstart

Sobald sich der Kunde für die passende Besetzung entschieden hat, sollte ein unkomplizierter Vertragsprozess den Abschluss unter Dach und Fach bringen. Stolpersteine liegen hier vor allem bei langsamen Reaktionszeiten in der Vertragsverhandlung.

Die Lösung:

• Schnelle Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass alle Parteien schnell auf Anfragen reagieren und ein klarer Zeitrahmen für die Vertragsunterzeichnung vereinbart wird.
• Vorbereitung: Bereiten Sie die Projektarbeiter auf ihren neuen Einsatz vor, indem Sie ihnen ausführliche Informationen zum Projekt, dem Ziel und ihrer Rolle zur Verfügung stellen – nur so kann er von Anfang an einen guten Eindruck beim Kunden hinterlassen.

Fazit: So gelingt die erfolgreiche Projektbesetzung

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Projektbesetzung liegt in einem effizienten, schnellen und professionellen Prozess. Besonders wichtig ist dabei, die Aktualität der Expertenprofile, schnelle Reaktionszeiten und eine professionelle Aufbereitung der Profile sicherzustellen. Mit digitalen Tools wie Profilery können Projektdienstleister ihre Prozesse optimieren, ihre Effizienz steigern und so die Besetzungszeit verkürzen. Davon profitieren alle Seiten.