Digitalisierung des Personalprofils – Link statt PDF

Heutzutage ist es üblich, Informationen einfach und unkompliziert als Link zu teilen. Denken wir an Google Docs oder mobile Apps, bei denen dies die bevorzugte oder gar einzige Möglichkeit ist. Bei Personalprofilen wird jedoch oft noch der Umweg über den PDF- oder Word-Export gewählt.

Warum ist das so und welche Vorteile bietet das Teilen von Profilen als Link?

Status Quo: Das Teilen von Mitarbeiterprofilen via PDF/Word

Als Gründe für den klassischen Versand von PDF- oder Word-Dokumenten werden oft folgende Punkte genannt:

• Offline-Nutzung: Der Empfänger kann das Profil auch ohne Internetverbindung lesen, sofern er es zuvor gespeichert hat.
• Vertrautheit: Der Empfänger ist es gewohnt, Profile als PDF- oder Word-Dokumente zu erhalten.
• Druckbarkeit: Der Empfänger kann das Profil ausdrucken und in Papierform weitergeben.

Bei näherer Betrachtung zeigt sich jedoch, dass diese Gründe heute oft nicht mehr so relevant sind wie früher. In Zeiten von Smartphones ist eine Internetverbindung nahezu immer und überall verfügbar. Die meisten Menschen sind es ebenfalls gewohnt, Links zu teilen und zu konsumieren. Sollte der Empfänger das Profil tatsächlich ausdrucken wollen, steht diese Option auch bei einem geteilten Link zur Verfügung.

Vorteile beim Teilen von Mitarbeiterprofilen via Links

Das Teilen von Profilen als Link bietet im Vergleich zum Versand als PDF- oder Word-Dokument zahlreiche Vorteile, die wir im Folgenden genauer betrachten:

Aktualisierbarkeit

Sollten sich nach dem Versand noch Änderungen ergeben, können diese nachträglich korrigiert werden – der Link bleibt dabei unverändert und der Empfänger sieht immer die aktuelle Version.

Verbesserte Zustellrate

E-Mails mit Dateianhängen werden oft mit dem Verdacht auf Schadsoftware oder Spam gefiltert. Links hingegen werden in der Regel problemlos zugestellt.

Höhere Interaktivität

Informationen können interaktiv vom Kunden ein- oder ausgeblendet werden. So sind auch sehr umfangreiche Profile immer übersichtlich und wirken nicht überfrachtet.

Barrierefreiheit

Der Empfänger kann den Inhalt auf unterschiedlichsten Geräten (Smartphone, Laptop, Desktop, Tablet) und mit unterschiedlichen Hilfsmitteln (Screenreader, VoiceOver) konsumieren.

Messbarkeit

Sie können nachvollziehen, ob der Link angeklickt wurde. So wissen Sie, ob der Empfänger das Profil überhaupt angesehen hat.

Verbesserter Datenschutz

In puncto Datenschutz gibt es gleich mehrere Vorteile:

• Verschlüsselung: Der Abruf des Profils erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung.
• Passwortschutz: Eine separate PIN ist nötig, um Namen und Profilbild des angebotenen Mitarbeiters anzusehen.
• Ablaufdatum: Links sind mit einem einstellbaren Ablaufdatum versehen. Ihr Kunde hält ohne weiteres Zutun die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Löschung personenbezogener Daten ein.

Fazit

Wir sind der Meinung, dass die Vorzüge des Teilens von Profilen als Link denen des klassischen Versands von PDF- oder Word-Dokumenten deutlich überwiegen. Zudem sind die Gründe für den klassischen Versand inzwischen überholt und kaum noch relevant.

Wie ist Ihre Meinung dazu? Wir freuen uns auf Ihr Feedback! Schreiben Sie uns gerne an support@profilery.de.